Office 365 maliyeti ve bakım giderleri yüksek herhangi bir IT yatırımı yapmadan kullanabileceğiniz Microsoft'un birden çok hizmetini barındıran yeni nesil çevrimiçi iş yönetimi platformudur. Sistem kullandıkça ödeme esasına dayanmaktadır. Bu sistem; Ms Office lisanslamasına gerek kalmadan bulut hizmetini kullanmayı da mümkün kılmaktadır. Office 365 ile çalışanlar dokümanlarına her yerden ve her cihazdan kesintisiz şekilde erişebilir ve çalışma arkadaşlarıyla verimliliklerini arttırabilirler.

Geçiş Süreci ve Destek

Bestnet; 14 yıllık tecrübesi ile başta Microsoft olmak üzere Eset NOD32, Casio Business gibi ürünlerin Antalya Bölgesi çözüm ortağı pozisyonunda hizmet vermektedir. Kurumların iç yapılarına özgü ihtiyaçların belirlenip projelendirilmesi, bulut sisteminin kurulumu, mevcut çalışma sistemine uyarlanması ve personelin adaptasyonu gibi her aşamada sürekli destek sağlamaktadır.

Güvenlik ve Gizlilik

Buluttaki verileriniz Microsoft'un yüksek güvenlikli veri merkezlerinde güvenlik ve gizlilik taahhüdü altında tutulmaktadır. Verileriniz tamamen size aittir ve yetkilendirmediğiniz kişilerin ulaşamayacağı şekilde saklanır. Diğer bulut hizmeti sağlayan firmaların yaptığı gibi belge ve yazışma verileriniz reklam veya istatistik amaçlı olarak analiz edilmez, bir yerde kullanılmaz. Verileriniz şifreleme ve silme virüslerine veya kötü niyetli kişilere karşı bilinen tek geçerli korumayı sağlar. Yanlışlıkla veya kötü niyetle tamamen silinen e-postalara ve dosyalara 30 gün içerisinde tekrar ulaşılabilirsiniz. İşten ayrılan personelin cep telefonu ve mobil cihazlarında bulunan iş ile ilgili tüm e-posta, takvim ve rehber gibi kayıtlarını uzaktan imha edebilirsiniz. Yüksek güvenlik ihtiyacı için parola haricinde SMS doğrulama veya tek seferlik anahtar şifre oluşturucu gibi ek güvenlik seçeneklerini de barındırmaktadır. Office 365 ayrıca Active Directory yapısına entegre çalışabilmektedir.

Günümüzde elektronik haberleşmenin artmasıyla beraber ihtiyaç haline gelen kesintisiz ve güvenli iş yönetimi platformlarının önemi giderek artmaktadır. Kurumsal firmaların büyük bütçeler ayırarak kendi bünyelerinde oluşturdukları bu yapıyla üretkenlik ve prestijlerini artırırken küçük ve orta ölçekli firmalar çoğunlukla POP3 veya İMAP gibi çözümler kullanıyordu. Bu durum Spam, Kota ve güvenlik gibi prestij kaybettiren olumsuz durumların sıkça yaşanmasına sebep oluyordu. Ayrıca Exchange yapısının Ortak Rehber, Takvim , Görev listesi gibi ek özelliklerinden faydalanamıyorlardı. Microsoft Office 365 Bulut Platformu; Exchange Hizmetini her ölçekteki işletmelerin rahatlıkla kiralayabileceği ekonomik bir alt yapıyla hizmet vermektedir.

  • Verileriniz Bulut ortamında tutulmaktadır. Her kullanıcı Gelen/Giden/Taslak e-postalarına, Adres defterine, Takvim ve Görev listesine her yerden her cihazdan ulaşabilmekte ve bir cihazda yapılan işlem diğerlerine eş zamanlı senkronize edilmektedir.
  • 150 Megabayt boyutundaki dosyaların e-posta eki olarak gönderilebilmesine olanak sağlar.
  • Şirketinizin, info@..., satis@... şeklindeki paylaşılan e-posta kutuları ücretsiz olup istenilen kullanıcılar bu e-posta kutularına girmek veya bu adresler adına e-posta gönderebilmek için yetkilendirilebilirler.
  • Birden çok kişinin kullanması için departmana, takıma veya projeye özel paylaşılan takvimler, posta kutuları, adres defterleri ve görev listeleri oluşturularak ekip üyelerinin organize olarak birlikte çalışması sağlanabilmektedir.
  • Kişisel etkinlik takvimleri ve meşguliyet durumları diğer çalışanlarla paylaşılabildiği için toplantı vb. organizasyonlar daha kolay ve doğru şekilde planlanır.
  • Gelen ve giden posta trafiği için tek bir merkezden kurallar tanımlanabildiği için e-posta yönetimi kolaylaşır. Örneğin bir çalışanın gönderdiği her e-postanın bir kopyasının aynı zamanda yöneticisine de gitmesi sağlanabilir.
  • Gelişmiş virüs ve spam koruması sayesinde çalışanların güvenle işlerine odaklanmalarına olanak sağlar. Ayrıca Cyrpto mantığı ile çalışan virüslere koruma kalkanı sağlar. Bu tür virüslerin sebep olduğu tahribatları arşivde depoladığınız yedekleri geri yükleyerek bertaraf edebilirsiniz.
  • Ortak bir adrese gönderilen e-postanın otomatik olarak diğer ilgililere ulaşması için e-posta grupları ve yönetilebilir dağıtım listeleri oluşturulabilirsiniz.
  • Veriler yerel cihazlar yerine bulutta tutulduğu için yedek almayı gerektirmez. Çalışanlar, bilgisayar veya telefonunu yedek almadan formatlayıp/sıfırladıktan hemen sonra dahi e-posta, takvim, adres defteri ve görev listesini kullanmaya kaldığı yerden devam edebilmektedir.
  • Akıllı Push teknolojisi sayesinde, gelen her e-posta Gönder/Al butonuna basılmadan anında Gelen Kutusunda belirir.
  • Görev listeleri oluşturulabilir, başkalarına görev atanabilir ve görevin tamamlanma durumu takip edilebilirsiniz

Harici Disk taşımaya son verileriniz güvenli bir şekilde internette ! Kurum çalışanlarının diledikleri belge ve klasörleri bulut ortamında tutabilmelerini, böylece her yerden ve her cihazdan güvenli olarak ulaşılabilmelerini mümkün kılan OneDrive hizmeti; çalışanların belirledikleri yetkiler dahilinde birbirleri ile veya kurum dışından kullanıcılar ile dosya veya klasör paylaşabilmelerine, ve aynı dosya üzerinde çalışabilmelerine olanak sağlar.

  • Ana dosyalar internet (bulut) ortamında tutulduğu için her personel her cihazdan dosyalarının en güncel hallerini görür.
  • Depolama alanı her bir kullanıcıya 1 TB (1048576 Megabayt) olduğundan disk kotası sorunu yaşanmaz.
  • Üzerinde çalışılıp sürekli güncellenen dosyaların kurum içi çalışanlara veya kurum dışından kullanıcılara e-posta ile gönderilme zorunluluğunu ortadan kaldırır. Sürekli e-postaya eklenen dokümanların hangisini güncel olduğu karmaşayı ortadan kaldırır.
  • Word, Excel veya Powerpoint dokümanı üzerinde birden fazla kişinin aynı anda çalışabilmesine ve bu esnada birbirlerinin görecekleri şekilde yazışabilmelerine olanak sağlar.
  • Belge ve klasörlerin kopyaları yerel cihazlarda da bulunduğu için internete bağlı olmayan cihazlarda dahi OneDrive disk alanındaki dosyalara ulaşılıp düzenlenebilmektedir. İnternet bağlantısı sağlandığında bulut ortamı ile eşitleme otomatik olarak yapılır.
  • İstenen dosyalar ve klasörler, kurum içinden ve dışından olan kullanıcıların düzenleyebilecekleri veya sadece görüntüleyebilecekleri şekilde paylaşıma açılabilmektedir.
  • Sürüm özelliği sayesinde bir belgenin her zaman en son, en güncel hali gözükmekte olup dosyada daha önce yapılan tüm değişikliklere aynı dosyanın farklı sürümleri olarak ulaşılabilmektedir.
  • Belge takibi özelliği sayesinde her personel ilgili olduğu belgeleri takip edebilmekte, takip ettiği belgelerle ilgili başkaları tarafından yapılan tüm değişikliklerden haberdar olabilmektedir.

Ofiste, yolda ya da bir müşteri veya iş ortağınızla, HD kalitesinde görüntülü ve sesli sınırsız online toplantılar, sunumlar yapabilir, konferanslar düzenleyebilirsiniz.

  • Microsoft sunucularında 250 kişinin aynı anda katılabildiği sesli ve görüntülü konferanslar ile sunumlar düzenlenebilir.
  • Skype Kurumsal ile yapılan çevrimiçi toplantılara her cihazda çalışabilen Skype Kurumsal ve normal Skype uygulamalarında dahil olunabileceği gibi, bu uygulamaları kullanmayan veya kurum dışından olan kişiler kendilerine gelen davette yer alan bağlantıya tıklayarak web tarayıcıları ile de toplantıya katılabilmektedirler.
  • Toplantılar katılımcıların serbestçe konuşabileceği şekilde ayarlanabileceği gibi, bir moderatörün söz isteyen kişilere sırayla söz vereceği şekilde yönetilebilir olarak da ayarlanabilir
  • Diğer katılımcılara sunum yapmak isteyen kullanıcının bilgisayar ekranını veya bir dokümanı diğer kullanıcılarla paylaşabilmesi özelliği sayesinde bilgisayarda veya dokümanda yaptıklarını diğerlerinin izleyebilmesi mümkündür.
  • Toplantı esnasında program üzerinden notlar alınabilmekte, bu notlara daha sonra ulaşılabilmektedir.
  • Yapılan sunumlar daha sonra da izlenebilmesi için video olarak kaydedilebilmektedir.
  • Katılımcılar beyaz tahta özelliğini kullanarak çizim, yazı vb. şekillerde etkileşimde bulunabilmektedirler.
  • Listedeki kişilere anlık ileti veya dosya gönderilebilmektedir.

Güncel veriye her yerden ulaşabileceğiniz kurum içi ( intranet) siteleri oluşturmayı sağlayan SharePoint ile proje yönetimi, doküman yönetimi, kurum içi arama gibi hazır uygulamalar kullanılabileceği gibi karmaşık onay süreçleri gibi iş akışlarını yönetebileceğiniz bir alt yapı sağlamaktadır.

  • Kurum içi web sitesi şeklinde, her cihazdan ulaşabilen çalışanların etkileşimi ile işlevsellik kazanan, birlikte çalışmayı kolaylaştırıcı, interaktif ekip siteleri oluşturulabilmektedir.
  • Departman veya proje bazlı da oluşturulabilen bu ortak çalışma alanları sayesinde, konu ile ilgili tüm yazışmalara, e-postalara, belge ve klasörlere, etkinliklere, ajanda kayıtlarına, görev atamalarına ve iş süreçlerine tek bir yerden toplu olarak ulaşılabilmektedir.
  • Ekip üyelerinin erişebildiği özel listeler ve formlar oluşturulabilmekte, bunlar gelişmiş onay süreçlerine sokulabilmektedir.
  • Bir proje sürecinin takip edilebildiği, proje ile ilgili görevlerin listelenip zamanlı ve zamansız görevlere atamaların yapılabildiği, zaman çizelgesinde projenin aşamalarının görülebildiği gelişmiş bir proje takip uygulaması oluşturulabilir.
  • Sharepoint Mağazası sayesinde çeşitli geliştiriciler tarafından hazırlanmış başka kullanışlı kurumsal uygulamalara erişilebilmektedir.
  • Çalışanlar için izin talebi, malzeme talebi gibi formlar oluşturulup bunlar onay süreçlerine sokularak kurum içi süreçler otomatikleştirilebilir, biriken verilerin istenen kriterlere göre raporlanması sağlanabilir.
  • Kurum çalışanlarının tamamının, belli bir departmanın veya bir ekibin görebileceği duyurular oluşturulabilir, belli bir zaman sonra otomatik olarak yayından kalkması sağlanabilir.
  • Bir proje için açılmış ekip sitesine özel e-posta adresi oluşturulabilmekte, böylece proje ile ilgili tüm yazışmalar kim tarafından yapılmış olursa olsun tek bir e-posta kutusunda bir araya toplanabilmektedir.
  • Kurumsal bilgi ve uygulamaların şirket dışından korumalı olarak erişilebileceği extranet siteleri de oluşturulabilmektedir.
  • Gelişmiş yetkilendirme özellikleri sayesinde her bir ekip sitesine kimlerin hangi düzeydeki yetkilerle erişebileceği ayarlanabilmektedir.
  • Dokümanlara yönetilebilir üst veriler (metadata) eklenebilmektedir.

Microsoft OneNote kurum çalışanların her yerden ve her cihazdan erişebileceği, yazılı ve görsel notlar alabileceği gelişmiş bir not ajandasıdır. Çalışanlar arasında, departman temelli veya proje temelli ortak not ajandaları oluşturulmasına ve koordineli bilgi paylaşımına da olanak sağlamaktadır.

  • Her çalışan çeşitli işler için sınırsız sayıda not defteri, her not defteri içinde isimlendirilebilen renkli bölümler, her bölüm içinde sayfalar oluşturabilmektedir. 
  • Oluşturulan not defterlerine her yerden ve her cihazdan ulaşılabilmektedir.  
  • Cihazda kurulu uygulama olmasa dahi web tarayıcıdan da görüntülenip düzenleme yapılabilmektedir 
  • Oluşturulan not ajandaları kurum içinden veya dışından kişilerle paylaşılabilmekte, paylaşılan kişiler düzenleme veya sadece görüntüleme şeklinde yetkilendirilebilmekte, istenen bölümler parola korumalı olarak ayarlanabilmektedir. 
  • me@onenote.com adresine gönderilen e-postalardaki yazı ve resimler gönderen kişinin kişisel not defterine otomatik olarak kaydedilir. 
  • Ekran kırpma uygulaması ile ekrandaki herhangi bir alan kırpılarak not defterine aktarılabilir. 
  • Mobil cihazlarla fotoğrafı çekilerek not defterine aktarılan belge, kartvizit, beyaz tahta veya ekran görüntülerindeki yazılar analiz edilerek yapılan aramalarda bulunabilir hale getirilir. 
  • Sadece yazı olarak not alınmasına değil, çizimler yapılabilmesine, tablolar oluşturulabilmesine, bağlantı, belge ve görüntülerin notlar içine gömülebilmesine de olanak sağlar. 
  • Mobil cihazlarda sadece klavye ile değil, el yazısı ve kalemle de, mikrofon ile konuşarak veya kamera ile de not alınabilmesini mümkün kılar. 
  • Beyaz tahta gibi kullanılabildiği için sayfaların istenen her yerine ve her şekilde birbirinden bağımsız notlar alınabilmekte ve notların yerleri sürüklenerek değiştirilebilmektedir. 
  • Ekranın her yeri hesap makinesi gibi kullanılabilmektedir. Eşittir işareti konduğunda öncesinde girilen denklemin sonucu otomatik olarak hesaplanıp yazılmaktadır. 
  • Sayfalarda yapılan her değişiklik otomatik olarak kaydedilmekte ve sürüm özelliği sayesinde önceki değişikliklere ulaşılabilmektedir. 
  • Not defteri üzerinde yetkilendirilen kişiler aynı sayfa üzerinde aynı anda çalışabilmekte ve birbirlerinin yaptıklarını görebilmektedirler

Office 365 bulut paketi kapsamında; Office masaüstü lisansına gerek olmadan, Word, Excel Power Point gibi ürünlerin online versiyonları kullanılabilir, Yammer ile kurum içi sosyal ağ oluşturulabilir, Sway ile etkileyici sunumlar hazırlanabilirsiniz; Delve ile personelin kurum içi bilgi, belge ve personel takibi yapmasına olanak sağlanabilir. Ayrıca gruplar ve planlayıcı özelliği ile departman veya proje bazlı gruplar oluşturabilir ve personelin organize olmuş şekilde çalışmasına olanak sağlanabilirsiniz.

  • Gelişmiş Arama özelliği sayesinde kurum genelinde yetkiler dahilinde belge, kişi veya yazışma aranabilmekte, arama sonuçları tarih, tür, oluşturan kişi gibi özelliklere göre filtrelenebilmektedir. 
  • Haber kaynağındaki etiket (hashtag) özelliği sayesinde paylaşılan her şey etiketlere göre gruplandırılabilmektedir. 
  • Belgeler, kişiler, etiketler ve ekip siteleri takip edilebilmekte, böylece takip edilenle ilgili değişikliklerden haberdar olunabilmektedir. 
  • Her çalışan istediği yazı, resim ve belgeyi haber kaynağında takipçileri ile paylaşabilir, başkalarının paylaştıklarına yorumlar yapabilirler.

BT Düzeyinde İlk 100 firmanın 42 tanesi Office 365 kullanmaktadır.